Verzuim begint thuis. Waarom wachten we dan op de ziekmelding?

Joke Boonstra, bestuursvoorzitter van Arbo Unie, zei deze week bij BNR at Work iets wat elke HR-manager even mag laten bezinken: privéproblemen zijn de belangrijkste voorspeller van langdurige uitval. Niet de werkdruk, niet de bureaustoel, maar wat mensen van huis meenemen. Een scheiding, mantelzorg, geldzorgen. En werkgevers zien het te laat.

Dat zegt dus niet een vitaliteitsapp of welzijnsprovider, maar een van de grootste arbodiensten van het land. Bij Healthguard werken we al een tijd vanuit dit idee: kijk eerder, en kijk verder dan het werk. Maar als Boonstra gelijk heeft, en dat heeft ze, dan is de vraag niet welke tool je erbij koopt. De vraag is wat je zelf anders doet.

Het systeem reageert pas op de ziekmelding

Vraag een leidinggevende of hij ziet wanneer het niet goed gaat met iemand, en het antwoord is bijna altijd ja. Minder energie, een korter lontje, werk dat blijft liggen. Toch gebeurt er weinig mee. In een onderzoek dat in de uitzending werd aangehaald zei 72 procent van de mensen die uitvielen dat ze het al vóór de ziekmelding voelden aankomen, vaak maandenlang. Slechts 11 procent zei dat een leidinggevende die signalen had herkend of besproken.

En het systeem helpt ze niet. De meeste verzuimsystemen geven een signaal na de derde ziekmelding, terwijl de collega die straks met een burn-out thuiszit zich vaak nooit eerder heeft ziekgemeld. Die werkt juist door. De arbodienst komt pas in beeld als de ziekmelding er ligt. Het signaal dat we meten is dus precies het signaal dat te laat komt.

Wat je als organisatie concreet kunt doen

1. Meet ook wat buiten het werk speelt. Vraag in je (e)PMO of medewerkersonderzoek naast werkdruk ook naar slaap, geldzorgen en zorgtaken thuis. Anoniem, op teamniveau. En bespreek vooraf met je bedrijfsarts bij welke uitkomst hij in actie komt, en organiseer die hulp.
2. Zoek de stille signalen. Wie structureel overwerkt, geen verlof opneemt, lagere kwaliteit begint te leveren of stil wordt in het overleg, zit vaak eerder in de problemen dan wie zich een dag ziekmeldt. Spreek met leidinggevenden af waar ze op letten.
3. Maak een route naar hulp die niet via de ziekmelding loopt. Weet iedereen wie je kunt bellen als het thuis knelt? En vertel dat elke medewerker zonder toestemming van de werkgever naar het open spreekuur van de bedrijfsarts mag, ook zonder ziek te zijn. Bijna niemand weet dat.
4. Train leidinggevenden op het gesprek. Signaleren, ruimte geven en de weg wijzen is hun rol. Ze zijn er niet om de privéproblemen op te lossen, maar wel om tijdig te reageren op signalen. En geef ze er de tijd voor, zei Jennifer Elders in dezelfde uitzending: een leidinggevende die ook casemanager is, kijkt al snel alleen naar wat van Poortwachter moet.

Hoe je omgaat met een collega die thuis meeneemt

Boonstra zegt terecht dat je niemands privéleven hoeft uit te pluizen. Wat dan wel?

• Benoem wat je ziet, niet wat je denkt dat er is. “Je lijkt de laatste weken wat afwezig, klopt dat?” is genoeg.
• Vraag hoe het gaat, niet wat er aan de hand is. Je hoeft de oorzaak niet te kennen om te helpen. Maak het minder persoonlijk, tipte Boonstra: zeg dat veel mensen hiermee worstelen en baat hebben bij een gesprek (bijvoorbeeld met een ervaringsdeskundige, coach of bedrijfspsycholoog), en vraag of dat ook iets voor je collega is.
• Bied iets praktisch. Tijdelijk andere werktijden, een deadline verschuiven, een taak eraf. Dat werkt beter dan “laat maar weten als ik iets kan doen”.
• Kom erop terug, en houd het bij jou. Twee weken later nog eens vragen doet meer dan het eerste gesprek. Dan bouw je aan vertrouwen en voelt je collega zich gezien. En wat iemand deelt, komt niet in een dossier en niet bij de koffieautomaat.

Organisaties die hun verzuim wél omlaag krijgen, werken nauw samen met hun arbodienst, zei Boonstra. Ze noemde een afdeling die van 12 procent verzuim naar de helft ging. En wie toch uitvalt, heeft meer nodig dan rust: “zes weken thuis zitten is geen herstel”, zei Elders. Daarom werken wij met een bedrijfsarts op locatie die de mensen al kent voordat er een dossier ligt, en zorgen we dat inzicht en hulp er zijn vóór de ziekmelding. Maar het begint niet bij een tool. Het begint bij de keuze om eerder te kijken.

Boonstra zei nog twee dingen. Een vitaliteitsweek alleen is niet genoeg, en dat klopt: zo’n week is een ingang, geen eindpunt. En de belangrijkste beschermer tegen uitval is bevlogenheid. Mensen die zich gewaardeerd voelen en betekenis ervaren in hun werk, hebben meer buffer als het thuis tegenzit.

Dus de vraag voor jouw organisatie: hoe snel weet jij het als het thuis niet goed gaat met een collega? En wat gebeurt er dan?

Benieuwd hoe jullie dat organiseren, dus reageer gerust. De aflevering van BNR at Work van 14 oktober is terug te luisteren in je podcastapp of via BNR; een goed verslag van het gesprek staat op HRMorgen.